Những vấn đề cần hỏi về tổ chức sự kiện Việt

Thứ Năm, 28/01/2016, 00:22 GMT+7

Việc tìm nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ giúp bạn không những cắt giảm chi phí mà còn giúp tiết kiệm thời gian. Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về cách kiểm soát chi phí tổ chức sự kiện dưới đây nhé!

Những vấn đề cần hỏi về tổ chức sự kiện
Thật vậy, bạn có đủ mối quan hệ với các nhà cung cấp cho sự kiện như các công ty cho thuê địa điểm, đồ đạc, các công ty trang trí, hay các nhiếp ảnh gia…? Bạn có đủ thời gian để tìm các địa điểm hoàn hảo, thuê trang trí, v.v và sau đó còn phải gọi cho mỗi công ty để thương lượng giá cả và hỏi đúng những câu hỏi về những thứ bạn cần cho sự kiện? Bạn có thời gian và chuyên môn để phát triển và thực hiện một bản phác thảo chi tiết để đảm bảo thành công cho sự kiện? Chính vì vậy điều bạn cần ở đây chính là một nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, sự kiện của bạn sẽ được lo chu toàn và suôn sẻ nhất.

Nhà tổ chức sự kiện sẽ tiết kiệm chi phí cho bạn vì họ đã có sẵn mối quan hệ với các nhà cung cấp. Các nhà cung cấp sẽ giảm giá cho các nhà tổ chức sự kiện để còn có những lần hợp tác sau đó. Và nhà tổ chức sự kiện sẽ chuyển sự giảm giá này đến bạn, vì bạn cũng là khách hàng của họ, giúp bạn tiết kiệm một khoản tiền đáng kể.

Nhà tổ chức sự kiện sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và tiền bạc bởi vì kiến ​​thức hiện tại của họ và những dữ liệu đáng tin cậy về các địa điểm và các nhà cung cấp. Trên thực tế, họ đã bỏ ra rất nhiều thời gian nghiên cứu để tìm các nhà cung cấp và các địa điểm khuyến mãi hội nghị đáp ứng được tiêu chuẩn cần thiết cho khách hàng của họ.

Nhà tổ chức sự kiện sẽ tiết kiệm thời gian và tiền bạc bằng cách đàm phán thay cho bạn, về giá tốt nhất và các mặt hàng cần thiết cho sự kiện của bạn. Họ biết giá cả và các mục cần thiết cho sự kiện của bạn với giá tốt nhất.


Những vấn đề cần hỏi về tổ chức sự kiện
Nhà tổ chức sự kiện sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và tiền bạc vì những kiến ​​thức chuyên môn trong việc lập kế hoạch và thực hiện các sự kiện. Họ sẽ giúp bạn tiết kiệm tiền bằng cách đặt hàng, tất cả các hàng hóa và dịch vụ, một cách kịp thời, do đó bạn sẽ tránh được chi phí vận chuyển cao vào phút cuối cùng. Các khoản tiền tiết kiệm từ việc tổ chức sự kiện có thể được dùng để có thể thêm vào một số điều đặc biệt trong sự kiện, làm sự kiện của bạn thêm phần độc đáo.

Cuối cùng, các nhà tổ chức sự kiện sẽ làm bạn giảm căng thẳng trong ngày đặc biệt này vì họ sẽ theo sát sự kiện của bạn từ đầu đến cuối, xử lý tất cả mọi chuyện từ đầu đến cuối, kể cả những thứ phát sinh không lường trước.

Khi bạn nghĩ về nó, với tất cả các khoản tiền tiết kiệm mà có được khi thuê một nhà tổ chức sự kiện, hãy có những quyết định sáng suốt!

>> Xem thêm: Tổ chức sự kiện Việt

Những vấn đề cần hỏi về tổ chức sự kiện

  • Bạn Trần Khánh Linh hỏi: Thủ tục xin giấy phép tổ chức sự kiện

Xin chào luật sư, hiện tại doanh nghiệp của tôi chuyên xây dựng và thiết kế nội thất. Sắp tới doanh nghiệp dự định sẽ tổ chức sự kiện thi thiết kế xanh dành cho các bạn sinh viên nhằm mục đích tạo sân chơi cho sinh viên vừa để xúc tiến thương hiệu. Nhưng trong giấy phép đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp đã có điều khoản: Tổ chức giới thiệu và xúc tiến thương mại. Vậy có cần phải làm thủ tục gì để được tổ chức sự kiện hay không, nếu có thì cần những thủ tục gì? Mong luật sư tư vấn giúp tôi hiểu rõ hơn. Tôi xin chân thành cảm ơn!

  • Luật sư trả lời

Chào bạn, cám ơn bạn đã gửi câu hỏi về cho chúng tôi. Chúng tôi xin được tư vấn thủ tục xin giấy phép tổ chức sự kiện như sau:

Mặc dù doanh nghiệp của bạn đã có đăng ký ngành nghề tổ chức sự kiện nhưng bạn vẫn phải xin giấy phép tổ chức sự kiện. Tùy thuộc vào từng loại sự kiện cụ thể sẽ phải nộp hồ sơ tới cơ quan có thẩm quyền giải quyết đối với loại sự kiện đó.

1. Hồ sơ xin giấy phép tổ chức sự kiện bao gồm

- Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.

- Đơn xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện

- Kịch bản nội dung sự kiện.

- Hợp đồng thuê địa điểm tổ chức sự kiện

2. Thời hạn nộp hồ sơ

Hạn nộp hồ sơ là trước 10 ngày diễn ra chương trình. Đối với chương trình biểu diễn thời trang, các trang phục cần được duyệt phác thảo trước ít nhất 30 ngày tính đến thời điểm diễn ra sự kiện.

3. Nơi tiếp nhận và cấp giấy phép tổ chức sự kiện

Cơ quan có thẩm quyền cấp giấy phép bao gồm: Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch; Cục nghệ thuật biểu diễn; Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.

Một bạn hỏi: Lập kế hoạch tổ chức sự kiện như thế nào? Cho mình một bản kế hoạch chi tiết củ tổ chức sự kiện. Xin cảm ơn ạ.

  • Bạn Hoàng Tú chia sẻ

1. Xác định mục tiêu tổ chức sự kiện.

Mục tiêu tổ chức sự kiện do nhà đầu từ, chủ DN đưa ra.

Mục tiêu phải đo lường được và phù hợp với chiến lược của DN.

2. Xác định nội dung tổ chức sự kiện

Đối tượng nhận thông điệp – khách mời.

Thời gian.

Địa điểm.

Nội dung, trình tự cơ bản.

Ngân sách.

Cơ quan báo chí

3. So sánh nội dung với yêu cầu

Phải thỏa mãn được yếu tố chính quyền, tức chính quyền cho phép tổ chức.

Thoả mãn mục tiêu của chủ đầu tư và chiến lược của doanh nghiệp.

Thoả mãn đối tượng nhận thông điệp event (thu hút được số lượng bao nhiêu người - đối tượng cụ thể tham gia, chuyển tải được hình ảnh, thông điệp gì cho thương hiệu, cảm xúc của người tham gia vào event thế nào…)

Dự đoán tình huống có thể xảy ra để có thể xử lý tốt các sự cố xảy ra tại event.

Event muốn thu hút và gây ấn tượng mạnh với những người tham dự cần có những yếu tố sáng tạo và bất ngờ.

4. Lên chương trình.

Lên chương trình theo mẫu.

Chuyển chương trình cho Giám đốc duyệt.

5. Chuẩn bị.

Thực hiện theo kế hoạch đề ra.

Kiểm tra việc hoàn tất trước ngày bắt đầu.

6. Tổ chức sự kiện.

  • Bạn Nhung hỏi: 

Yếu tố thời tiết có ảnh hưởng gì đến tổ chức sự kiện?

  • Bạn Salary chia sẻ

Khí hậu thời tiết tác động trực tiếp vào tổ chức sự kiện, quyết định rất lớn khả năng thành công của sự kiện, nhất là sự kiện tổ chức ngoài trời. Do vậy, xem xét thời tiết để dự liệu công việc là rất cần thiết và không thể thiếu.

Mỗi một mùa đều mang đến những việc cần phải xem xét và những tin tức cần được tính đến khi chúng ta cân nhắc quyết định về địa điểm và ngân sách tổ chức sự kiện. Tuy không dự đoán chính xác được thời tiết song Nhà tổ chức có thể chuẩn bị được những vấn đề cơ bản do thời tiết gây ra.

Ở Việt Nam, thời tiết mang tính quy luật rõ nét ở hai miền rất khác nhau. Dưới đây là một số đặc điểm chính của thời tiết hai miền.

Miền Bắc, bao gồm các tỉnh, thành phố từ Thừa Thiên Huế trở ra (Bắc Đèo Hải Vân) có bốn mùa rõ rệt: Xuân, hạ, thu, đông. Mỗi mùa có đặc điểm thời tiết khác biệt.

Tổ chức sự kiện vào mùa xuân

Vào mùa xuân, thời tiết ấm áp, độ ẩm cao và những trận mưa phùn kéo dài vài ba ngày thậm chí hàng tuần. Hoa cỏ tốt tươi, cây cối nở hoa kết trái. Mùa xuân là mùa lễ hội kéo dài. Tổ chức sự kiện trong mùa xuân gặp nhiều thuận lợi. Tuy nhiên các Nhà tổ chức cũng cần lưu ý các đợt rét đầu xuân và phải khai thác tác động tích cực của lễ hội ở khu vực. Ngoài ra cuối xuân thường có nắng sớm và mưa rào đầu hè, cũng là những vấn đề không thể bỏ qua. Mùa xuân thường xuất hiện sương mù, ảnh hưởng tới các chuyến bay, các hoạt động trên sông, trên biển.

Tổ chức sự kiện mùa hè

Vào mùa hè, trời nóng nực, oi nồng, nhiệt độ không khí thường dao động trên 30oC. Những cơn mưa giông mùa hạ tuy không dài như mùa xuân nhưng rất nặng hạt. Mưa lớn lại tập trung trong một khu vực nhất định nên dẫn tới lũ lụt chi phối đời sống kinh tế xã hội, như giao thông vận tải, nông nghiệp, v.v… Đây là điều kiện dễ dàng cuốn hút mọi người vào mặt trận chống thiên tai lũ lụt sẽ là rất phù hợp.

Tổ chức sự kiện mùa thu

Mùa thu ở miền Bắc thường khô hanh, tiết trời dịu mát. Nắng nhẹ và se lạnh. Trời cao xanh, cây trái vào mùa thu hoạch. Trời không còn mưa nhiều như mùa hè mà thi thoảng mới có trận mưa mau. Nước sông , hồ và biển đều trong xanh. Mùa thu gợi nhiều cảm xúc và ý tưởng mới lạ. Có thể tổ chức các sự kiện ngoài trời với những sáng tạo độc đáo.

Tổ chức sự kiện mùa đông

Mùa đông tiết trời khô hanh, xen lẫn các đợt mưa phùn gió bấc, trời ùn mây xám xịt, khó có điều kiện để tổ chức sự kiện ngoài trời. Tuy nhiên mùa đông có những nét đặc thù có thể khai thác tốt cho sự kiện. Một số địa phương như Mẫu Sơn, SaPa, Mộc Châu có tuyết rơi, thật là món quà quý giá thiên nhiên ban tặng cho xứ sở nhiệt đới này. Nhiệt độ thấp, thiên nhiên khắc nghiệt đã làm cho người ta dễ dàng xích lại gần nhau, dễ dàng hòa nhập.

Miền Nam, gồm các tỉnh, thành phố từ Đà Nẵng trở vào, có hai mùa rõ rệt là mùa mưa và mùa khô.

Mùa mưa ở miền Nam kéo dài từ tháng 4 tới tháng 10. Mùa này nhiệt độ cao và đều đặn xuất hiện những cơn mưa rào nhiệt đới diễn ra nhanh chóng. Trong những năm gần đây, do môi trường sinh thái toàn cầu xấu đi làm quy luật thời tiết khí hậu cũng khác trước. Các trận bão diễn ra liên tiếp ở các tỉnh Nam Trung Bộ, thậm chí cả Nam Bộ đã gây ra lũ lụt nặng, ở các tỉnh miền Trung làm tắc nghẽn giao thông đường sắt, đường bộ, đường không cũng gặp khó khăn. Có nhiều chuyến bay chậm giờ hoặc bị hủy. Lũ lụt gây thiệt hại lớn về kinh tế, đặt ra nhiều vấn đề bức xúc phải giải quyết.

Mùa khô ở miền Nam kéo dài từ tháng 11 tới tháng 3 năm sau. Thời tiết khí hậu mùa này khác hẳn. Bắt đầu trời quang đãng, rất ít mưa. Các hoạt động giao thông vận tải đều phát triển. Hoạt động sự kiện ở ngoài trời cũng rất phù hợp. Vào mùa khô, vấn đề nước uống, nước tưới tiêu là rất quan trọng. Đó là vấn đề công chúng quan tâm. Nhà tổ chức sự kiện cần chú ý những nội dung đó. Mùa khô cho phép ta thực hiện sự kiện với những nét riêng biệt, sáng tạo, thuận lợi cho việc ứng dụng công nghệ mới.

Nguồn: http://tochucsukienviet.com/nhung-van-de-can-hoi-ve-to-chuc-su-kien-viet-114.html

Tags: tổ chức sự kiện, tổ chức sự kiện việt, cách tổ chức sự kiện, hỏi đáp về tổ chức sự kiện, tổ chức sự kiện hiệu quả, cách tổ chức sự kiện hiệu quả, lưu ý khi tổ chức sự kiện
DichVuTongDai.com / Blog
-->